Thông báo

Ưu đãi

Tin tức

Kỹ thuật

Cách Kiểm Tra Hóa Đơn Hợp Lệ

Tin tức

25/02/2021, 05:08 pm

1,087

Thói quen của các kế toán viên chưa có nhiều kinh nghiệm nếu thấy có hóa đơn đầu vào thì ngay lập tức sẽ hạch toán, kê khai mà không cần biết hóa đơn đó có hợp lệ, hợp lý, hợp pháp hay không. Với mục đích có thể hỗ trợ cho các kế toán có thể kiểm tra nhanh tính hợp pháp của hóa đơn GTGT, Nhân Hòa sẽ chia sẻ cách kiểm tra hóa đơn hợp lệ trên website của Tổng cục Thuế.

1. Thế nào là một hóa đơn hợp lệ?

Hóa đơn hợp lệ được hiểu là sự phù hợp với các thông lệ, hóa đơn phải đảm bảo đầy đủ nội dung các chỉ tiêu và yêu cầu ghi trên hóa đơn như:

Ghi rõ ngày tháng năm lập hóa đơn, họ tên người mua, bán, địa chỉ công ty mua bán, mã số thuế, hình thức thanh toán, tiền mặt hoặc chuyển khoản), số tài khoản (nếu có).

Ghi rõ số thứ tự, tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng số tiền thanh toán, số tiền bằng chữ.

Thế nào là một hóa đơn hợp lệ?

Phải có chữ ký người mua, người bán, chữ ký của giám đốc. Nếu không có chữ ký của giám đốc thì phải có giấy ủy quyền. Và đóng dấu treo vào bên góc trái hóa đơn, người được ủy quyền ký vào đây.

Hóa đơn được lập theo đúng các nguyên tắc lập hóa đơn GTGT theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 (có hiệu lực từ ngày 1/6/2014).

2. Phân loại các hóa đơn được coi là hóa đơn hợp lệ

- Hóa đơn giá trị gia tăng (Hóa đơn có dòng thuế GTGT trên tờ hóa đơn):

Là loại hóa đơn mà khi các bạn mua hàng hóa hoặc dịch vụ của công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sẽ xuất hóa đơn này cho bạn. Đây là loại hóa đơn tài chính do Cơ quan Thuế quản lý và phải báo cáo cho Cơ quan Thuế định kỳ hàng quý nên đây là loại hóa đơn tài chính mà thuế chấp nhận được khấu trừ VAT đầu vào. Nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và được chấp nhận là chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

- Hóa đơn bán hàng (hay còn gọi là hóa đơn trực tiếp) trên hóa đơn không có các dòng thuế GTGT:

Khi bạn mua hàng hóa dịch vụ của những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc khi các bạn mua hàng hóa hoặc dịch vụ của các hộ và cá nhân kinh doanh thì những đơn vị này sẽ xuất hóa đơn trực tiếp cho bạn.

Phân loại các hóa đơn được coi là hóa đơn hợp lệ

Đây là loại hóa đơn thuế quản lý và cũng cần phải báo cáo cho cơ quan thuế biết định kỳ hàng quý nên đây là loại hóa đơn tài chính mà thuế chấp thuận là chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

- Các loại hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,...

Đây là loại hóa đơn đặc thù của những công ty chuyên kinh doanh vận tải hành khách. Và đây là loại hóa đơn mà Cơ quan Thuế quản lý và công ty cũng phải định kỳ báo cáo cho cơ quan thuế, nên đây là loại hóa đơn mà thuế chấp nhận là chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN và cũng được khấu trừ VAT đầu vào nhưng do giá trị nhỏ thường khi đi làm các bạn hạch toán cả phần thuế GTGT vào chi phí.

3. Cách kiểm tra hóa đơn hợp lệ

Khi nhận được hóa đơn điện tử, điều đầu tiên bạn cần làm là kiểm tra xem hóa đơn đó có bất cứ sai sót nào không. Sau khi kiểm tra xong các thông tin bạn tiến hành kiểm tra hóa đơn đó có hợp lệ, hợp pháp không rồi tiếp đến mới kê khai thuế và lưu trữ.

Cách kiểm tra hóa đơn hợp lệ

Cụ thể các bước kiểm tra hóa đơn hợp lệ như sau:

Bước 1: Truy cập website Hệ thống tra cứu hóa đơn (gdt.gov.vn)

Bước 2: Trên giao diện trang chủ, chọn chức năng “Thông tin hóa đơn, biên lai”, chọn tiếp “Hóa đơn” và chọn “Tra cứu một hóa đơn”. Ngay sau đó, phần “Tra cứu hóa đơn” sẽ hiển thị trên màn hình

Bước 3: Nhập lại tất cả các thông tin được yêu cầu tại mục “Điều kiện tra cứu” để có thể tra cứu hóa đơn. Sau khi hoàn tất thông tin cần điền, nhấn “Tìm kiếm” để xem “Kết quả tra cứu”

Với trường hợp tra cứu hóa đơn GTGT hợp pháp, thì thông tin hiển thị sẽ bao gồm cả “Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ” và “Thông tin hóa đơn”. Do đó, nếu kết quả tra cứu chỉ hiển thị 1 trong 2 thì hóa đơn đang tra cứu không hợp pháp.

Với những trường hợp tra cứu hóa đơn bán hàng (mua của cục Thuế, Chi cục Thuế), kết quả tra cứu chỉ hiển thị “Thông tin người bán hàng hóa dịch vụ” còn “Thông tin hóa đơn không hiển thị gì”

Sau khi tra cứu hóa đơn, nếu kết quả là không hợp pháp thì bạn có thể liên hệ ngay với bên bán hàng để kiểm tra lại xem học đã thông báo phát hành hóa đơn chưa. Nếu hóa đơn đã được phát hành thì yêu cầu chụp ảnh “Thông báo phát hành hóa đơn” và gửi lại cho bên mua.

4. Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa

Phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ giúp dễ dàng tạo lập, phát hành, quản lý hóa đơn với nhiều tính năng cao cấp, phù hợp, đa dạng loại hình quy mô doanh nghiệp. Chuyển đổi sớm cùng HOADON.BIZ - phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty TNHH Phần Mềm Nhân Hòa – tự hào là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp HĐĐT uy tín, chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam.

Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa

- Tránh tình trạng quá tải, ùn tắc khi sát thời hạn

- Tiết kiệm tối đa chi phí: Doanh nghiệp không cần đầu tư về cơ sở hạ tầng giúp tối ưu bài toán chi phí.

- An toàn và bảo mật: không xảy ra tình trạng mất hoặc hỏng hóc hóa đơn, hóa đơn được lưu trữ an toàn và bảo mật lên đến 10 năm.

- Phát hành nhanh chóng: hóa đơn điện tử được gửi trực tiếp đến người mua gần như ngay lập tức thông qua các giao dịch điện tử (email, SMS).

- Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp: quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán phù hợp với đa dạng mô hình doanh nghiệp.

- Tra cứu hóa đơn và tình hình sử dụng hóa đơn tức thời, chính xác: dữ liệu được đồng bộ giữa các phiên bản và thiết bị cùng sử dụng, do đó bất cứ người dùng nào được.

Mọi thắc mắc về cách xử lý lỗi sai địa chỉ trên hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ hoàn toàn miễn phí, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ đến Hotline: 1900 6680

Bảng giá chi tiết dịch vụ hóa đơn điện tử tại Nhân Hòa