Thông báo

Ưu đãi

Tin tức

Kỹ thuật

Các Từ Được Viết Tắt Trên Hóa Đơn

Tin tức

24/02/2021, 04:55 pm

556

Trong các văn bản hàng ngày có rất nhiều từ được sử dụng khi viết tắt thường xuyên. Tuy nhiên, trên hóa đơn thì không phải từ nào cũng được viết tắt để hóa đơn có thể xem như hóa đơn hợp lệ. Chính vì vậy, Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa xin hướng dẫn và chia sẻ các quy định về các từ viết tắt trên hóa đơn đúng quy định để kế toán được biết.

1. Quy định các từ được phép viết tắt trên hóa đơn

Quy định viết tắt trên hóa đơn là một trong những phương cách nhằm tối giản những thao tác trên hóa đơn bởi những thuật ngữ chuyên ngành. Đối với những người phải làm việc nhiều với hóa đơn thì việc viết tắt là điều không thể tránh khỏi.

Quy định các từ được phép viết tắt trên hóa đơn

Theo Điểm b Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC (sửa đổi Điểm b Khoản 2 Thông tư 39/2014/TT-BTC) quy định cụ thể như sau:

- Tiêu thức “tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán”, “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua”, người bán phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế của người mua và người bán.

- Tiêu thức “tên, địa chỉ” của người bán, người mua phải viết đầy đủ, trường hợp viết tắt thì phải đảm bảo xác định đúng người mua, người bán.

- Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”; “Thành phố” thành “TP”; “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”... nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp. Cụ thể:

STT	Từ ngữ được phép viết tắt	Cách viết tắt
1	Phường	P
2	Xã	X
3	Thị trấn	TT
4	Quận	Q
5	Huyện	H
6	Thị xã	TX
7	Thành phố	TP
8	Việt Nam	VN
9	Cổ phần	CP
10	Trách nhiệm hữu hạn	TNHH
11	Khu công nghiệp	KCN
12	Sản xuất	SX
13	Chi nhánh	CN

Tuy nhiên cần lưu ý rằng dù viết tắt nhưng hóa đơn vẫn phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố,... để có thể đảm bảo được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

2. Quy định về các từ không được phép viết tắt trên hóa đơn

Đối với quy định viết tắt trên hóa đơn về những từ không được phép viết tắt, bạn có thể tham khảo ngay tại Khoản 3 Điều 18 của Luật Kế toán 2015:

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế , tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa

- Khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo

- Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán

- Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

Quy định về các từ không được phép viết tắt trên hóa đơn

Lưu ý, khi lập hóa đơn mà có sai sót trong việc viết tắt về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.

3. Lưu ý về ký hiệu được viết tắt trên các hình thức hóa đơn

Không giống với hóa đơn giấy truyền thống, ký hiệu trên hóa đơn điện tử bao gồm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:

- Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K để thể hiện hóa đơn điện tử loại có mã của cơ quan thuế hoặc loại không có mã của cơ quan thuế trong đó: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

- Hai ký tự tiếp theo là 2 chữ số Ả Rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.

- Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T hoặc D hoặc L hoặc M thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:

+ Chữ T áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế

+ Chữ D áp dụng đối với hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng

+ Chữ L áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh

+ Chữ M áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền

- Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY

- Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn hoặc ở vị trí dễ nhận biết.

Lưu ý về các ký hiệu được viết tắt trên các hình thức hóa đơn

Trong thực tế hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp mắc phải vi phạm hành chính vì một sơ suất nhỏ trên hóa đơn như viết tắt những từ không được phép, tẩy xóa nội dung,... Trên đây là những quy định về các trường hợp được phép viết tắt trên hóa đơn cùng một số quy định liên quan đến tên, ký hiệu hóa đơn mà doanh nghiệp cần biết. Với những thông tin này, mong rằng kế toán có thể áp dụng chính xác vào nghiệp vụ để giúp ích cho doanh nghiệp trong quá trình hoạt động.

4. Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa

Phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ giúp dễ dàng tạo lập, phát hành, quản lý hóa đơn với nhiều tính năng cao cấp, phù hợp, đa dạng loại hình quy mô doanh nghiệp. Chuyển đổi sớm cùng HOADON.BIZ - phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi Công ty TNHH Phần Mềm Nhân Hòa – tự hào là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp HĐĐT uy tín, chuyên nghiệp hàng đầu Việt Nam.

Dịch vụ hóa đơn điện tử tại Công ty TNHH Phần mềm Nhân Hòa

- Tránh tình trạng quá tải, ùn tắc khi sát thời hạn

- Tiết kiệm tối đa chi phí: Doanh nghiệp không cần đầu tư về cơ sở hạ tầng giúp tối ưu bài toán chi phí.

- An toàn và bảo mật: không xảy ra tình trạng mất hoặc hỏng hóc hóa đơn, hóa đơn được lưu trữ an toàn và bảo mật lên đến 10 năm.

- Phát hành nhanh chóng: hóa đơn điện tử được gửi trực tiếp đến người mua gần như ngay lập tức thông qua các giao dịch điện tử (email, SMS).

- Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp: quản lý theo mô hình tập trung hoặc phân tán phù hợp với đa dạng mô hình doanh nghiệp.

- Tra cứu hóa đơn và tình hình sử dụng hóa đơn tức thời, chính xác: dữ liệu được đồng bộ giữa các phiên bản và thiết bị cùng sử dụng, do đó bất cứ người dùng nào được.

Mọi thắc mắc về cách xử lý lỗi sai địa chỉ trên hóa đơn điện tử hay muốn được tư vấn về phần mềm hóa đơn điện tử HOADON.BIZ hoàn toàn miễn phí, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ đến Hotline: 1900 6680

Bảng giá chi tiết dịch vụ hóa đơn điện tử tại Nhân Hòa