Hàm đếm trong Excel

Trong Excel, các hàm COUNT, COUNTA, COUNTIF, COUNTIFS, COUNTBLANK được dùng để đếm dữ liệu, đối tượng trong chuỗi ở một bảng tính. Trong bài viết này, Nhân Hòa sẽ hướng dẫn chi tiết nhất cho bạn các cách sử dụng hàm đếm trong Excel.

1. Hàm đếm trong Excel sử dụng để làm gì?

Hàm đếm trong Excel hay còn gọi là hàm COUNT thuộc một trong những hàm cơ bản. Hàm này cho phép người dùng đếm một vùng hoặc toàn bộ dữ liệu trong bảng đó. Trong một bảng liệt kê danh sách họ và tên, ngày tháng năm sinh của một trường học với số liệu quá nhiều không thể ngồi đếm thủ công. Bởi vậy, sử dụng hàm đếm là cách nhanh chóng và chính xác nhất.

Hàm đếm trong Excel sử dụng để làm gì?

Các hàm đếm cơ bản trong Excel bao gồm các hàm sau:

+ COUNT: Đếm số ô chứa dữ liệu trong 1 vùng hay toàn bộ bảng tính

+ COUNTA: Đếm số ô trong bảng tính có chứa dữ liệu không phân biệt kiểu dữ liệu, ký tự, số,...

+ COUNTIF: Hàm đếm có điều kiện trong Excel

+ COUNTIFS: Hàm đếm nhiều điều kiện trong Excel

+ RANK: Hàm được sử dụng để xếp hạng thứ tự trong Excel

+ COLUMN(S): Hàm đếm số cột

+ DATEDIF: Tính tổng số ngày, tháng, năm

+ LEN: Hàm đếm ký tự trong Excel

Như vậy các bạn đã thấy rõ được từng nhiệm vụ của các hàm đếm trong Excel bao gồm: đếm cột, đếm ký tự, đếm dữ liệu,…mỗi hàm sẽ có công thức áp dụng riêng. Để tránh nhầm lẫn và đảm bảo tính ứng dụng chính xác của các hàm đếm thì các bạn cần phải nắm rõ khái niệm để sử dụng đúng cách.

>>> Xem thêm: Xuống dòng trong Excel [5 CÁCH ĐƠN GIẢN] 

2. Hướng dẫn sử dụng các hàm đếm trong Excel

- Hàm COUNT

Bạn sử dụng hàm COUNT trong Excel để đếm số ô có chứa các giá trị số 

+ Cú pháp của hàm COUNT

COUNT(giá trị 1, [giá trị 2], …)

Trong đó giá trị 1, giá trị 2,… là các tham chiếu ô hoặc các dãy trong đó bạn muốn đếm các ô bằng các con số

Trong các phiên bản hiện đại của Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 và Excel 2007, chức năng COUNT chấp nhận tới 255 đối số. Trong các phiên bản Excel trước, bạn có thể cung cấp tới 30 ‘giá trị’.

Ví dụ: công thức sau trả về tổng số ô số trong dải A1:A100:

=COUNT(A1:A100)

Trong hệ thống Excel nội bộ, ngày tháng được lưu trữ dưới dạng số sê-ri và do đó hàm Excel COUNT sẽ đếm luôn cả ngày và thời gian.

+ Lưu ý khi sử dụng hàm COUNT trong Excel

Nếu một (các) đối số của một công thức hàm Count là một tham chiếu hoặc dải ô, chỉ số, ngày tháng và thời gian được tính. Các ô có thể đế trắng hoặc chứa bất cứ dữ liệu nào nhưng không phải dữ liệu số.

Nếu bạn nhập các giá trị trực tiếp vào đối số hàm COUNT, các giá trị sau sẽ được tính: số, ngày tháng, thời gian, giá trị Boolean của TRUE và FALSE, và biểu diễn văn bản của các con số (nghĩa là một số được đặt trong dấu ngoặc kép như “5”).

Ví dụ: COUNT công thức sau đây trả về 4, vì các giá trị sau được tính: 1, “2”, 1/1/2016 và TRUE

=COUNT(1, “apples”, “2”, 1/1/2016, TRUE)

+ Ví dụ về công thức hàm COUNT trong Excel

Để đếm các ô với các giá trị số trong một dãy, sử dụng một công thức tính đơn giản như =COUNT(A2:A10). Ảnh chụp màn hình sau minh họa những loại dữ liệu nào được tính và những dữ liệu được bỏ qua:

Để đếm một vài phạm vi không tiếp giáp, chúng ta cần đưa tất cả chúng vào công thức hàm COUNT. Ví dụ: để đếm ô có số trong cột B và D, bạn có thể sử dụng công thức tương tự như sau:

=COUNT(B2:B7, D2:D7)

- Hàm COUNTA

Hàm COUNTA sử dụng đếm trong bảng tính, vùng dữ liệu có bao nhiêu ô chứa dữ liệu cụ thể

Giữa hàm COUNT và hàm COUNTA có điểm khác nhau, hàm COUNT chỉ đếm dữ liệu số thì hàm COUNTA không phân biệt định dạng số hay chữ. Công thức lệnh của hàm COUNTA: =COUNTA(Value 1, value 2, …).

Ví dụ: Hàm đếm số ô tương ứng, từ A3 đến E12 có bao nhiêu ô chứa dữ liệu nhập

Bạn áp dụng công thức: =COUNTA(A3:E12)

Cố định dòng trong Excel [Hướng Dẫn Chi Tiết] (nhanhoa.com).

- Hàm COUNTIF

Hàm COUNTIF được dùng để đếm số ô thỏa mãn điều kiện (criteria) trong một vùng dữ liệu được chọn (range)

+ Cú pháp hàm COUNTIF 

=COUNTIF(range,criteria)

Trong đó:

Range: vùng dữ liệu cần đếm

Criteria: điều kiện để đếm. Ví dụ: “TXD”; “>70”; 100;...

Ví dụ:

Bạn có bảng thống kê các mặt hàng và số lượng tồn tương ứng như hình dưới. 

Để thống kê xem có bao nhiêu mặt hàng còn tồn trên 150 sản phẩm, bạn nhập công thức: 

=COUNTIF(C2:C11,">150")

Kết quả trả về cho thấy có tổng cộng 8 mặt hàng còn tồn trên 150 sản phẩm.

+ Lưu ý

Có thể dùng các ký tự đại diện trong điều kiện: Ví dụ: Dấu ? đại diện cho một ký tự bất kỳ "?ĐH?", dấu * đại diện cho nhiều ký tự bất kỳ "ĐH*".

Để tìm điều kiện là những dấu ? hoặc * thì bạn hãy gõ thêm dấu ~ ở trước dấu ? hay *. (Ví dụ: "~?", "~*").

Hàm COUNTIF không phân biệt chữ hoa/chữ thường

- Hàm COUNTIFS

+ Cú pháp hàm COUNTIFS 

=COUNTIFS (Criteria_range1, Criteria1, [Criteria_range2, Criteria2]…) 

Criteria_range1 – xác định phạm vi đầu tiên áp dụng điều kiện đầu tiên (criteria1), bắt buộc

Criteria1 – đặt điều kiện cho dạng số, ô tham chiếu, chuỗi văn bản, một mảng hoặc một hàm Excel khác, bắt buộc. Tiêu chí này xác định những ô tính nào sẽ được đếm và có thể biểu diễn là 10, “<=32”, A6, “sweets”.

[Criteria_range2, Criteria2]… – đây là các điều kiện bổ sung, tùy chọn. Bạn có thể nhập tới 127 cặp điều kiện trong công thức.

Trong thực tế, bạn không phải thuộc lòng cú pháp của hàm COUNTIFS. Microsoft Excel sẽ hiển thị các đối số của hàm ngay khi bạn bắt đầu gõ. Đối số được nhập vào hiện tại sẽ được tô đậm.

+ Lưu ý

Bạn có thể sử dụng hàm COUNTIFS để đếm các ô trong một phạm vi đơn lẻ với một điều kiện duy nhất cũng như trong nhiều vùng dữ liệu với nhiều điều kiện. Trong trường hợp thứ hai, chỉ những ô tính đáp ứng tất cả các điều kiện mới được đếm.

Mỗi vùng dữ liệu bổ sung phải có cùng số hàng và cột như vùng dữ liệu đầu tiên (đối số Criteria_range1).

Có thể đếm những vùng dữ liệu liền kề và không liền kề.

Nếu tiêu chí là một tham chiếu đến một ô trống, hàm COUNTIFS xử lý nó như một giá trị bằng không.

Bạn có thể sử dụng các Wildcard characters trong các tiêu chí – dấu hoa thị (*) và dấu chấm hỏi (?).

Ví dụ: Đây là công thức đúng để đếm các mục chứa 0 cả trong cột B và cột C.

= COUNTIFS ($B$2: $B$7, “= 0”, $C$2: $C$7, “= 0”) Công thức COUNTIFS này trả về 1 vì chỉ có “Grapes” có giá trị “0” trong cả hai cột

- Hàm COUNTBLANK

Hàm COUNTBLANK là hàm đếm tất cả các ô trống trong vùng dữ liệu được người sử dụng lựa chọn. Công thức này thích hợp cho những người bạn muốn liệt kê ở danh sách dài.

Công thức áp dụng như sau: =COUNTBLANK(range)

Ví dụ: 10 học sinh ở bảng dữ liệu, có những bạn không đạt điểm lên lớp, Các bạn đó sẽ bị bỏ trống ở cột Đỗ/Đạt. Cần đếm xem có bao nhiêu bạn không đạt trong bảng dữ liệu này.

Công thức đếm số ô trong excel bằng công thức: =COUNTBLANK(E3:E12)

Kết quả hiển thị là 3 bạn không đạt

- HÀM COLUMN

Đối với hàm đếm cột trong Excel, người dùng có thể nắm được trong vùng dữ liệu muốn kiểm tra số cột từ tham chiếu nhất định.

Công thức áp dụng: =COLUMN([reference])

Trong đó:

Reference: Phạm vi người sử dụng muốn tham chiếu để kiểm tra số cột chứa ô tham chiếu.

Ví dụ: Trong ô C6 tại bảng giá trị trên hình thuộc cột thứ mấy. Người dùng sẽ áp dụng công thức lệnh: =COLUMN(C6)

Kết quả hiển thị ô tham chiếu C6 nằm ở cột thứ 3.

- Hàm đếm ngày, tháng DATEDIF

Công thức hàm đếm ngày tháng năm: =DATEDIF(start_day,end_day,unit)

Trong đó:

+ Start day: Ngày đầu tiên mà người sử dụng muốn đếm.

+ End day: Ngày kết thúc trong mốc thời gian muốn đếm.

+ Unit: Phân loại kết quả trả về nhập trong dấu nháy kép.

>>> Xem thêm: Hàm VLOOKUP là gì? Sử dụng hàm Vlookup một cách dễ dàng 

3. Kết luận

Bài viết trên đây là những hướng dẫn chi tiết cách về cách sử dụng các hàm đếm ô có dữ liệu trong Excel. Bên cạnh hàm đếm COUNT, các bạn có thể linh hoạt thay đổi và áp dụng các hàm đếm nâng cao của hàm COUNT để có thể lấy được dữ liệu đúng theo ý mình nhất. 

Hy vọng bài viết này đã giúp các bạn sử dụng tốt các hàm đếm này trong trang Excel của mình.

Nhân Hòa còn rất nhiều mẹo hay và các tin tức hữu ích liên quan đến Hosting Wordpess, Cloud Hosting, SSD Cloud VPS, Cloud Server,.... tại mục “Tin tức Nhân Hòa”. Mọi nhu cầu sử dụng dịch vụ vui lòng liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ

+ Fanpage: https://www.facebook.com/nhanhoacom

+ Chỉ đường: https://g.page/nhanhoacom

+ Chương trình khuyến mãi mới nhất: https://nhanhoa.com/khuyen-mai.html

————————————————————

CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM NHÂN HÒA

https://nhanhoa.com

Hotline: 1900 6680

Trụ sở chính: Tầng 4 – Tòa nhà 97-99 Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội

Tel: (024) 7308 6680 – Email: sales@nhanhoa.com

Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh: 270 Cao Thắng (nối dài), Phường 12, Quận 10, Tp.HCM

Tel: (028) 7308 6680 – Email: hcmsales@nhanhoa.com

Chi nhánh Vinh – Nghệ An: Tầng 2 Tòa nhà Sài Gòn Sky, ngõ 26 Nguyễn Thái Học, phường Đội Cung, TP. Vinh, Nghệ An

Email: contact@nhanhoa.com