Google workspace là gì?

29/11/2021, 11:43 am

2,484

Google Workspace là tên gọi mới được Google đặt cho dịch vụ trước đây có tên là G Suite. Đây là dịch vụ cung cấp bộ sưu tập các công cụ làm việc của Google như GG sheet, GG doc, GG calendar,...Vậy Google workspace là gì, có gì đặc biệt hơn? Vai trò của Google workspace là gì? Làm thế nào để đăng ký và sử dụng Google Workspace? Hãy cùng Nhân Hòa khám phá trong bài viết dưới đây.

1. Google Workspace là gì?

Google workspace được phát triển từ G suite. Vì thế trước khi đến với định nghĩa Google workspace chúng ta sẽ cùng tìm hiểu G suite là gì?

1.1. G suite là gì?

G suite là một dịch vụ được Google ra mắt năm 2016 cung cấp dịch vụ của Google cho các tổ chức sử dụng tên miền riêng có trả phí. Một bộ G suite bao gồm Gmail, Google Calendar, Google Talk, Google Page Creator, GG docs, GG sheet, GG forms, GG Drive, GG chat và GG meet.

G Suite có hai phiên bản: miễn phí và trả phí. Tuy nhiên, phiên bản miễn phí sẽ bị hạn chế một số tính năng. Người dùng G suite được phép tự chọn tên miền riêng cho các dịch vụ.

Ví dụ, thay vì email abc@gmail.com sẽ là abc@tencongty.com

Tất cả mọi dữ liệu của người dùng G suite được lưu trữ trên không gian đám mây của Google. Tiết kiệm tối đa dung lượng máy chủ và thiết bị.

Xem thêm: Hướng dẫn cách trỏ tên miền về Google Suite

1.2. Google workspace là gì?

Google workspace là G suite nhưng được phát triển mở rộng hơn với một vài cải tiến. Ví dụ trong năm 2020, Google đã khiến các công cụ tách biệt có thể liên kết chặt chẽ với nhau. Bạn không cần nhảy giữa các ứng dụng như Gmail, Docs, Meet,...mà chúng có thể có sẵn tại một điểm chung.

Google workspace đã được sử dụng bởi hơn 6 triệu người dùng doanh nghiệp trên thế giới. Đặc biệt là các tổ chức giáo dục, công ty startup và các công ty vừa và nhỏ.

2. Google Workspace bao gồm những ứng dụng nào?

2.1. Gmail

Khi sử dụng Google workspace bạn có thể tạo email doanh nghiệp với tên miền riêng chuyên nghiệp hơn. Dễ dàng tạo danh sách gửi thư theo nhóm. Ưu điểm lớn nhất của Gmail là bạn được đảm bảo 99.9% thời gian hoạt động. Google cung cấp cơ sở hạn tầng ổn định và bảo mật trên toàn cầu. Tích hợp chế độ sao lưu tự động và bảo vệ khỏi nội dung không mong muốn. Dễ dàng đồng bộ và di chuyển email từ Outlook, Apple mail,...sang Gmail của Google. Dung lượng lưu trữ cũng được tối ưu gấp đôi dung lượng của Gmail cá nhân.

Xem thêm: Dịch vụ email theo tên miền riêng của doanh nghiệp

2.2. Google Meet

Google Meet cung cấp cuộc họp video an toàn cho doanh nghiệp. Mỗi cuộc họp trên Meet được mã hóa để tránh các lạm dụng mặc định, đảm bảo thông tin riêng tư cuộc họp an toàn nhất.

Mọi ứng dụng Google workspace được liên kết chặt chẽ với nhau. Vì thế, bạn dễ dàng truy cập một cuộc họp từ ứng dụng chat, lời nhắc trên lịch hoặc lời mời trên email.

Mỗi cuộc họp trên Meet đều có số điện thoại để tham gia chính xác. Người dùng có thể gọi điện dễ dàng chỉ với một click trên điện thoại hoặc máy tính.

2.3. Google Chat

Google chat là một ứng dụng nhắn tin do Google phát triển. Cho phép các doanh nghiệp và các nhóm dễ dàng kết nối với nhau một cách dễ dàng ở bất cứ đâu. Tất cả tin nhắn trên Google chat được hiển thị ở một nơi. Vì thế, bạn dễ dàng theo dõi thông tin hội thoại.

Trong khi trò chuyện trên Chat bạn dễ dàng chia sẻ các tệp từ Google Sheet hoặc GG docs. Ứng dụng chat hỗ trợ 28 ngôn ngữ và cho phép có tới 8000 người trong một phòng.

2.4. Google Calendar

Google Calendar là một ứng dụng lịch trực tuyến được phát triển nhằm hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả. Tính năng lên lịch cuộc họp thông minh được rất nhiều người yêu thích. Người dùng dễ dàng xem và chỉnh sửa lịch biểu từ bất kỳ thiết bị nào như điện thoại, laptop, máy tính bảng,..Tính năng xuất bản lịch cho phép chia sẻ sự kiện đặc biệt với khách hàng. Bạn có thể tạo lịch nhóm với lời nhắc các sự kiện có nhiều người tham gia. Việc di chuyển và đồng bộ hóa tất cả lịch cũng được hỗ trợ để dễ dàng thực hiện.

2.5. Google Drive

Google Drive cho phép lưu trữ tất cả dữ liệu và các loại tệp trên không gian điện toán đám mây thông minh. Dễ dàng truy cập tệp ở mọi nơi trên bất kỳ thiết bị nào. Có thể sắp xếp các tệp của một nhóm vào cùng một nơi để cả nhóm dễ dàng truy cập và theo dõi hơn. Tính năng phân quyền truy cập khiến thông tin lưu trữ có tính bảo mật cao hơn.

2.6. Google Docs

Google Docs được thiết kế với tính năng tự động lưu văn bản. Tránh các rủi ro bị mất dữ liệu khi chưa kịp lưu. Bạn có thể cấp quyền cho tệp văn bản để tùy người có thể nhận xét, xem hoặc chỉnh sửa. Lịch sử sửa đổi không giới hạn và bạn có thể khôi phục bất kỳ bản chỉnh sửa nào. Các file cũng có thể truy cập mà không cần kết nối internet nếu đã được đồng bộ.

2.7. Google Sheet

Google Sheet cung cấp một bảng tính có tính cộng tác thông minh và bảo mật riêng tư. Bạn có thể cấp quyền để một mình người tạo ra bảng có thể chỉnh sửa hoặc cho phép tất cả mọi người có quyền xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa.

File dữ liệu được tạo ra bằng Google sheet có thể xuất dưới dạng file excel (.xlsx), file .ods, file pdf, file .html, .csv,..

2.8. Google Slide

Google Slide giúp người dùng tạo và chỉnh sửa các bản trình chiếu mà không cần hỗ trợ của phần mềm nào. Nhiều người có thể cùng làm việc trên một file Slide và luôn nhìn thấy phiên bản mới nhất. Dễ dàng nhận xét, trò chuyện và chính sửa trong thời gian thực.

Trang trình chiếu được tối ưu để bất kỳ ai cũng có thể sử dụng. Dễ dàng thêm hình ảnh, video, bản vẽ để bản trình chiếu sinh động hơn.

2.9. Google Form

Google Form cho phép tạo ra các biểu mẫu khảo sát miễn phí. Bạn dễ dàng tạo câu hỏi khảo sát giống như tạo tài liệu chỉ qua các thao tác kéo thả. Tính năng phân tích câu trả lời tự động giúp bạn đánh giá cuộc khảo sát dễ dàng hơn.

Bạn dễ dàng tạo ra một biểu mẫu thông minh khi có quy tắc xác thực dữ liệu. Đảm bảo địa chỉ email có định dạng phù hợp, ngày tháng chính xác và mọi người nhận được đúng câu hỏi dựa theo câu trả lời trước đó của họ.

Xem thêm: Google Form là gì? Lợi ích của Google Form

2.10. Google Sites

Google sites cho phép bạn tạo lập trang web mà không cần có kỹ năng lập trình hoặc thiết kế. Sites giúp bạn tạo ra một trang web cuốn hút cho sự kiện hoặc dự án với giao diện đẹp mắt và tương thích trên mọi màn hình thiết bị. Thao tác tạo lập đơn giản chỉ là di chuyển, kéo và thả các khối đã được lập sẵn. Sites cho phép nhiều người chỉnh sửa trong thời gian thực với các điều khiến chia sẻ đa năng giống như trên Google Drive hoặc Google Tài liệu.

2.11. Google Keep

Google Keep là một ứng dụng ghi chú cho phép ghi lại nội dung quan trọng để làm việc hiệu quả hơn. Với Keep việc cộng tác với đồng nghiệp trên các ghi chú, danh sách, hình ảnh, âm thanh, bản vẽ trở nên dễ dàng hơn. Bạn dễ dàng xem các việc đã hoàn thành dựa trên đánh dấu trên ghi chú hay cập nhật ghi chú bất kỳ lúc nào. Thao tác tìm ghi chú nhanh chóng và đảm bảo không bao giờ bị lỡ thời gian.

2.12. Apps Script

Apps Script giúp tối ưu hóa các bạn làm việc. Nó là nền tảng mã nguồn thấp giúp bạn có thể tạo các giải pháp tùy chỉnh ngay trên Google Workspace mà không cần có kinh nghiệm phát triển phần mềm chuyên nghiệp. Bất cứ ai có Gmail đều dùng được Apps Script.

Apps Script sử dụng các ngôn ngữ web phổ biến như HTML, CSS hay JavaScript. Bạn có thể tùy ý sử dụng mà không cần tìm hiểu khung pháp lý mới về quyền sở hữu.

2.13. Cloud Search

Cloud Search là một trình tìm kiếm thông tin. Mọi dữ liệu trên Gmail, Drive, trang tính, lịch,.. đều có thể tìm kiếm dễ dàng qua các đề xuất phù hợp. Cloud Search cập nhập quyền truy cập ngay tức thì, vì thế những ai được cấp quyền xem nội dung nào mới có thể tìm được nội dung ấy.

3. Điểm danh các phiên bản Mới của Google Workspace

3.1. Business Starter

- Cung cấp tạo địa chỉ email doanh nghiệp tùy chỉnh

- Có 30GB dung lượng lưu trữ đám mây cho mỗi người dùng

- Tính năng họp video cho phép tối đa 100 người tham dự

- Chi phí: 6$/ người dùng/ tháng

3.2. Business Standard

- Cung cấp email tùy chỉnh có tính bảo mật cao

- Mỗi người dùng được cung cấp 2TB dung lượng lưu trữ.

- Tính năng họp video cho phép tối đa 150 người tham gia. Cung cấp tính năng lưu lại nội dung cuộc họp.

- Chi phí: 12$/ người dùng/tháng

3.3. Business Plus

- Là phiên bản cao cấp. Bao gồm đầy đủ các tính năng của 2 phiên bản trước

- Dung lượng 5TB/người dùng

- Tính năng họp video cho phép 250 người tham gia. Hỗ trợ ghi lại cuộc họp và theo dõi trạng thái tham dự của người dùng.

- Có tính năng nâng cao giúp quản lý thiết bị điểm cuối. Tùy chọn kiểm soát nâng cao về bảo mật vào quản lý.

- Chi phí: 18$/ người dùng/ tháng

3.4. Enterprise

- Phù hợp với doanh nghiệp có hơn 300 thành viên

- Dung lượng không giới hạn

- Có đầy đủ chức năng của các phiên bản trên. Là phiên bản cao cấp nhất.

4. [Chi tiết] Bảng giá khi đăng ký Google Workspace

Đăng ký nhanh TẠI ĐÂY

5. Hướng dẫn chọn gói Google Workspace tốt nhất

Đặc biệt, Google workspace cho phép dùng thử miễn phí 14 ngày. Vì thế bạn có thể dùng thử và trải nghiệm các tính năng tuyệt vời mà Google workspace cung cấp.

6. Lời kết

Tóm lại, Google Workspace là bộ dịch vụ của Google, tích hợp các ứng dụng như Google Docs, Google Sheets, Google Calendar, Google Slides,… giúp doanh nghiệp có quy mô lớn quản lý công việc hiệu quả với nhiều tính năng tối ưu. Nhân Hòa cung cấp dịch vụ Google Space với chi phí tốt nhất. Là đối tác chính thức số 1 của Google tại Việt Nam. Bạn cần tư vấn cụ thể về các dịch vụ liên hệ thông tin sau.